Sjefen i plan- og bygningsetaten innrømmer: – Det tar alt for lang tid å få en reguleringssak igjennom

Denne uka ble 530 ansatte i plan- og bygningsetaten presentert for et nytt organisasjonskart, med mange tomme avdelingsbokser, og nesten ingen navn. Allerede den 1. januar skal de ansatte i etaten omrokeres.

– Jeg har stor tro på at en bedre internorganisering vil kunne bedre kommunikasjonen og få ned saksbehandlingstiden vår, sa sjefen for plan- og bygningsetaten, Siri Gauthun Kielland, foran et samlet byutviklingsutvalg den 1. november.

Sist plan og bygningsetaten gjennomførte en omorganisering var i 2007. – Nå er det på høy tid å gjøre endringer, for å møte de kravene som blir stilt oss, sier Gauthun Kielland.

– Dette må vi bryte opp

– Omorganiseringen kommer etter en intern kartlegging og involvering, der alle etatens medarbeidere har bidratt. Internkartleggingen viser at de ansatte mener vi ikke er gode nok på å planlegge helhetlig og langsiktig, erkjenner hun.

Ifølge medarbeiderne fremstår etaten også som fragmentert overfor kundene og brukerne. Videre: – Såkalte siloer er en betegnelse som går igjen som en betegnelse av etaten. Dette må vi bryte opp. Skal vi fungere godt utad, må vi også fungere godt på hjemmebane, sier byplansjefen.

Allerede fra 1. januar skal store deler av den nye organisasjonen være på plass. Fra 1. mars skal alle i etaten ha blitt plassert inn i sine nye roller.

Rapport om fremtidens trikk og T-bane har ført til åpen strid mellom Sporveien og Ruter

– Tar alt for lenge

Blant annet skal det øverste direktørsjiktet i organisasjonen kuttes fra 15 til sju personer. Til gjengjeld kommer det et nytt ledernivå som ikke har vært der før.

– Jeg ser mediene sier det i snitt tar seks år å få en reguleringssak igjennom i Oslo, men det tar faktisk 5,5 år. Det er fremdeles alt for lenge, men vi strekker oss mot nye mål og ønsker å levere til forventet tid, til forventet kvalitet og med en ressursbruk som står i stil til det vi skal levere, lover etatdirektør Gauthun Kielland.

Har ikke tro på endringene

Tillitsvalgt Thomas Grønn er ikke så imponert over omorganiseringen, selv om fagforeningen hans er blitt rådført underveis.

– Endringene er ikke særlig store. Strukturen er ganske lik som før, så jeg har ikke så stor tro på at omorganiseringen i seg selv betyr så mye, sier Grønn, som er tillitsvalgt for Fagforbundet.

– Omorganiseringen skal møte behovet for å bli mer effektiv, men det er de samme folkene som sitter igjen.

– Jeg hører de sier omorganiseringen skal få oss til å bli mer effektive. Men jeg greier ikke å se de helt store grepene. Vi får større avdelinger, det er den viktigste endringen.

Lengre opp til ledelsen

Er det noe han frykter med omorganiseringen, er det større avstander mellom de ansatte og ledelsen i etaten.

– Jeg er skeptisk til at vi får et nytt ledernivå. De store avdelingene får nå en seksjonsleder som ikke var der før. Da blir det lengre vei opp til toppledelsen som sier de skal være hands on.

Grønn peker på en viktig utvikling som har forlenget saksbehandlingstiden.

– Men apropos effektivitet, da jeg begynte i plan- og bygningsetaten var det 1-2 jurister. Nå er det 30-40. Vi møter større krav utenfra. De som klager på at vi bruker lang saksbehandlingstid, er ofte de som selv tar i bruk advokat.

– Så for seg mer nytenkning

Heller ikke fagforeningen NITO (Norges ingeniør- og teknologorganisasjon) sin tillitsmann i etaten, Martin Dahlen Krogstad, føler seg overbevist av den nye organiseringen.

Kommunen et steg nærmere å overta Bjørvika-juvelen Sukkerbiten – her kan det komme et skikkelig sjøbad

– Dette er for så vidt en hensiktsmessig organisering sett fra ledelsens synspunkt. Men jeg ser ikke dette som en kjempeomveltende endring. Det gjøres noen grep i toppledelsen, men nedover i organisasjonen kunne endringene vært større. Mange så for seg mer nytenkning.

Krogstad forteller at de ansatte har kommet med en rekke innspill til alternative løsninger. Og frykter at ledelsens løsning vil føre til oppdelte og spesialiserte arbeidsprosesser.

Ønsket en annen organisering

– En annen modell flere i fagmiljøet har pekt på inkluderer én seksjonsleder som har ansvaret for hele prosessen fra A til Å, fra områdeplan til tekniske vedtak. Denne modellen ville gitt en større forståelse for hele konteksten rundt det aktuelle prosjektet og for sammenhengene i detaljreguleringen. En slik organisering kunne vært gjennomført i delområder av byen.

Ifølge Krogstad har denne modellen fungert innen offentlig infrastruktur i plan- og bygningsetaten siden 2017.

– Denne arbeidsmodellen har vist seg kvalitetsmessig veldig bra. Medarbeiderne er veldig fornøyde med arbeidsformen, det samme er de kommunale virksomhetene som henvender seg hit.

Må jobbe på samlebånd

– Muligens blir det mer strømlinjeformet ved å spisse kompetansen til de ansatte og å rendyrke prosessene, en type samlebåndstankegang. Men dette gir en bismak for dem som har hatt en mer variert arbeidshverdag, som de nå mister, sier Krogstad.

Han frykter at endringene vil videreføre siloene og svekke samhandlingen blant de ansatte.

Øyner håp om idrettsanlegg og færre boliger på Økern torg: - Denne sjansen kan vi ikke la gå fra oss

– Det gjenstår å se om etaten blir mer effektiv på grunn av omorganiseringen. Det er mye som skal landes. Muligens får vi flere saker igjennom, men om sluttresultatet blir like bra, gjenstår å se.

Også Krogstad peker på den mye mer omfattende dokumentasjonen og saksbehandlingen som trengs sammenlignet med for 20-30 år siden.

– Det er ikke sånn at saksbehandlerne gjør mindre enn før. Arbeidet er mye mer omstendelig, og det kommer hele tiden nye krav som er viktig å redegjøre og undersøke. Når det er mer innhold i vedtakene, betyr det at vi må gjøre mer på kortere tid.